نام و نام خانوداگی: احمد عادلی
نام دانشگاه: دانشگاه آزاد اسلامشهر
نام درس: سیستم های اطلاعاتی مدیریت
نیم سال تحصیلی: نیم سال اول سال 98-99
زمان تشکیل کلاس: ساعت 10.20-8 روز یکشنبه
نام استاد: استاد سرکار خانم نیلوفر میرسپاسی
MIS یا سیستم های اطلاعات مدیریت (Management Information systems) ، به مطالعه سیستم های اطلاعاتی در سازمان می پردازد. سیستم اطلاعاتی، سیستمی متشکل از شبکه ای از کانال های ارتباطی است که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. اجزای سیستم اطلاعاتی، جمع آوری و دستکاری داده ها و اطلاعات را انجام می دهند. این اجزا شامل سخت افزار، نرم افزار، افراد، سیستم های مخابراتی و داده ها هستند. فعالیت هایی که در این زمینه صورت می گیرند، عبارتند از : ورود داده ها، پردازش داده ها، ذخیره سازی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی.
حوزه مطالعات سیستم های اطلاعاتی مثل علوم کامپیوتر که تئوری یا مهندسی کامپیوتر که بیشتر به مباحث مهندسی توجه دارد نمی باشد. مطالعه سیستم های اطلاعاتی به طور معمول تابع اصول تجارت است و اغلب به توسعه نرم افزار توجه دارد.
سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار از فرایندها و عملیات، استراتژی های پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان رقابت، حمایت می کند.
تعریف سیستم اطلاعات مدیریت :
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد. سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده های محیطی را جمع آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می کند و سپس آن ها را فیلتر، سازمان دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه ای و کاربر ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم می کند.
عناصر اصلی این سیستم عبارتند از :
مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت :
سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم های اطلاعات نیست، بلکه چهارچوبی کلی ارائه می کند که دیگر سیستم های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می شوند.در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده سازی یک سیستم کاملا یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه به این معنی است که اجزای آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیر سیستم ها در نظر گرفته می شوند که در صورت نیاز، طراحی و اجرا می شوند اما منطبق بر طرح کلی، استاندارد ها و رویه های سیستم اطلاعات مدیریت هستند.بنابر این به جای یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیاز های مدیریتی را در سطوح مختلف، به شکل های مختلف تأمین می کنند. تجربه نشان می دهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم درنظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشکل است. به همین دلیل سیستم های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می شوند و یکپارچه سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می شود. به طورخلاصه، سیستم های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه سازی پردازش های سازمانی ارائه می دهند.
شیوه های مختلفی برای طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی ارائه شده است.در اینجا دو روش برای طبقه بندی سیستم ها ارائه می کنیم:
1- طبقه بندی بر اساس سطوح سازمانی
2- طبقه بندی بر اساس فعالیت سازمانی
1- طبقه بندی بر اساس سطوح سازمانی: در علوم سازمانی ، سلسه مراتب سازمان به هرمی تشبیه می شود که مدیران ارشد در نوک هرم و مدیران اجرایی در سطوح پایین هرم قرار دارند.
سیستم های اطلاعاتی سطح استراتژیک ( مدیران ارشد ): اکثر سیستم های پشتیبان تصمیم گیری برای حمایت از کار متخصصین ، طراحان و تحلیل گران به کار می رود زیرا این سیستم ها قادر به تامین نیاز های اولیه مدیران ارشد نیستند . سیستم های اطلاعاتی مدیران ارشد به مدیران کمک می کنند تا بر مشکلات ، فرصت ها و یا روند ها متمرکز شوند .در واقع سیستمی رایانه ای است که نیاز های مدیران ارشد را از طریق دسترسی به اطلاعات مرتبط داخلی و خارجی برآورد می کند . این اطلاعات معمولا اطلاعات تلفیق و تلخیص شده از منابع مختلف است که صرفا جهت تامین نیازهای مدیران ارشد به کار میروند.
سیستم های اطلاعاتی سطح میانی ( مدیران میانی ): این سیستم های تاکتیکی نیز نامیده می شود ، فعالیت های مدیران میانی مانند برنامه ریزی کوتاه مدت ، سازماندهی و کنترل را پشتیبانی می کنند .همچنین از این سیستم ها برای خلاصه کردن داده ها و تهیه گزارش از آن ها استفاده می شود. از این سیستم برای خلاصه کردن داده ها و تهیه گزارش استفاده می شود.
علاوه بر مدیران میانی علاقه مند به دریافت پاسخ های سریع برای سوالات خود می باشند که سیستم های اطلاعاتی مدیریت به خوبی قادر به انجام آن هستند .
سیستم های سطح عملیاتی (مدیران اجرایی) :این سیستم ها با فعالیت های روزمره یک سازمان مانند گماردن کارکنان در جایگاه های مورد نظر و ثبت های ساعاتی که آن ها فعالیت می کنند ، یا انجام سفارش های خرید و مواردی از این دست در ارتباط می باشند . سیستم های اطلاعاتی این گونه فعالیت ها عمدتا سیستم های پردازش عملیات هستند.
سیستم های عملیاتی را سرپرستان ، روسای خطوط تولید ، سرکارگران و کارکنان مورد استفاده قرار می دهند .
2- طبقه بندی بر اساس فعالیت سازمانی: سیستم های اطلاعاتی را می توان بر اساس نوع فعالیت به سه دسته تقسیم کرد:
سیستم های پردازش معاملات : امکان انجام عملیات کارا و اثربخش سازمان ، ارائه اسناد و گزارش های به هنگام ، افزایش مزیت رقابتی ، تامین داده های مورد نیاز سیستم های استراتژیک ، تضمین صحت و تمامیت داده ها و محافظت از سرمایه و امنیت اطلاعات را فراهم می کند .
سیستم های اطلاعاتی مدیریت : هدف از آن تامین نیاز های اطلاعاتی مدیران سازمان است .این سیستم داده های محیطی و داده های مربوط به تبادلات و عملیات سازمان را جمع آوری می کند و سپس آن ها را سازمان دهی کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می نمایند .می توان از این سیستم برای کنترل پایش و برنامه ریزی استفاده کرد .
سیستم های پشتیبان تصمیم گیری: از اولین انواع تکنولوژی های پشتیبانی مدیریت محسوب می شوند، مدیران را در اخذ تصمیم و ارزیابی عملکرد حمایت می کنند. این سیستم ها با تسهیل جستجوی اطلاعت و استفاده از آن ها مدیران را در تصمیمات ساخت نیافته مساعدت می نمایند. این سیستم ها به طور اولیه جهت حمایت از امور کمی و تحلیلی در سطح فردی ، گروهی و سازمانی طراحی می شود.
بر اساس چارچوب تصمیم گیری آنتونی –اسکات به صورت زیر است:
تصمیم ساخت یافته :
همیشه با نوع خاصی از اطلاعات سر و کار دارد و در نهایت نیز به پاسخ صحیح منتهی می شود . به طور کلی این تصمیم فرآیندی است در رابطه با مشکلات معمول و تکراری که از طریق راه حل های استاندارد قابل حل می باشد .
تصمیم ساخت نیافته:
فرآیندهایی با منطق نامعلوم هستند که راه حل های مشخصی ندارند ، در این نوع تصمیمات ، مشکلات پیش از یک جواب صحیح خواهد داشت و قاعده ای برای تضمین صحت تصمیم انتخابی وجود ندارد.
تصمیم نیمه ساخت یافته :
تصمیماتی اشاره دارد که نه همه بلکه بخش زیادی از مراحل آن ساخت یافته است .
برخی از نیاز سیستم های پشتیبان تصمیم گیری:
1.محاسبات سریع: یک رایانه به تصمیم گیرنده اجازه می دهد که بسیاری از محاسبات را به سرعت و با هزینه کم انجام دهد .
2.غلبه بر محدودیت های فکری بشر در محاسبات و ذخیره سازی: مغر انسان در تجزیه و تحلیل اطلاعات و همچنین یادآوری آن ها داراری محدودیت است.
3.محدودیت های دانش: این توانایی را دارند که به سرعت به حجم زیادی از اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن ها را پردازش کنند .
4.کاهش هزینه: کنار هم آوردن گروهی از تصمیم گیران مخصوصا کارشناسان ممکن است هزینه زیادی داشته باشد .
5.پشتیبانی فنی و تکنیکی : بسیاری از تصمیمات نیازمند محاسبات پیچیده ای هستند .
6.پشتیبان کیفیت:کیفیت تصمیمات گرفته شده را بهبود بخشد ، با استفاده از این سیستم گزینه های بیشتری توسط تصمیم گیران قابل بررسی خواهد بود .
7.رقابت : فشار رقابتی تصمیم گیری را مشکل می کند . سازمان ها باید قادر به ایجاد روند فعالیت ها و ساختارها و همچنین نوآوری به طور متناوب و سریع باشند ، به واسطه فن آوری های پشتیبان تصمیم گیری افراد می توانند تصمیمات درست و مناسبی را به سرعت اتخاذ کنند .
مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات آن ها براساس داده های مرتبط و با موضوع تصمیم است. درگذشته منابع اطلاعاتی مدیران، اتفاقی وغیرمطمئن و به روش های گوناگون بود و اطلاعات آن ها از طریق مقامات ما فوق و سایر پرسنل سازمان تامین می شد که عدم اطمینان و اتکا به صحت اطلاعات را تشدید می کرد.زیراافراد،اطلاعات رابا افزایش وکاهش،به مقامات ومسوولان منتقل می کردند.لذااطمینانی از درستی اطلاعات نبود.